Regulamin

Shopping Center  Forum 2017 CEE Edition

 

1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa warunki udziału w Shopping Center Forum 2017 CEE Edition, które odbędzie się 27-28.09.2017 r. w Centrum EXPO XXI, w Warszawie, przy ul. Prądzyńskiego 12/14, zwanego dalej „Forum”. 
  2. Forum organizowane jest przez spółkę EVIGO.COM spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. z siedzibą w Warszawie, ul. Zielna 37, 00-108 Warszawa, Polska, NIP: 525-26-33-492, REGON: 362816706, wpisaną do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod  nr KRS: 0000582291, nr rachunku bankowego właściwego do dokonywania wpłat związanych z udziałem w Forum:  ING Bank Śląski SA (SWIFT: INGBPLPW) PL 03 105010251000009030753967, zwaną dalej „Organizatorem”. 
  3. Serwis internetowy Forum znajduje się pod adresem http://shoppingcenterforum.com/
    Regulamin: http://shoppingcenterforum.com/2017-cee-edition/regulamin/
    email:support@evigo.com;
  4. Określenia użyte w niniejszym Regulaminie oznaczają:
  • Uczestnik – podmiot, który dokonał rejestracji swoich przedstawicieli na Forum poprzez formularz online dostępny na stronie internetowej Forum.
  • Partner – podmiot, który zgodnie z niniejszym Regulaminem zarezerwował powierzchnię wystawienniczą na potrzeby stoiska lub zamówił usługi reklamowe w ramach pakietu Partnera Forum.
  1. Postanowienia niniejszego Regulaminu stanowią integralną część umów zawieranych pomiędzy Organizatorem, a Uczestnikami i odpowiednio Partnerami określających warunki uczestnictwa w Forum, zwanych także dalej umowami o uczestnictwo w Forum.
  1. Forum ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. 2009 rok numer 62, poz. 504 z późn. zm.).

 

2. Rejestracja Uczestników

  1. Uczestnik zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularza rejestracji online (dalej: „Formularz”) pod adresem: http://shoppingcenterforum.com/2017-cee-edition/rejestracja/
  1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do Formularza błędnych danych Uczestnika lub jego przedstawicieli na Forum.
  1. Formularz powinien być wypełniony przez osobę uprawnioną do reprezentowania Uczestnika.
  1. Uczestnik oświadcza, że wyraża zgodę na publikację przez Organizatora danych przedstawicieli Uczestnika (imię, nazwisko, stanowisko w strukturze organizacyjnej Uczestnika, firma Uczestnika) w spisie Uczestników Forum, w szczególności w aplikacji mobilnej.
  1. Podmiotami uprawnionymi do preferencyjnego udziału w Forum są podmioty będące właścicielami sieci detalicznych handlowych i usługowych, sieci gastronomicznych oraz inni najemcy centrów handlowych, którzy mają przynajmniej 5 lokalizacji w centrach handlowych. W przypadku gdy firma zajmuje się zarówno działalnością deweloperską, zarządza centrami handlowymi lub jest ich inwestorem,  jak również posiada sieci handlowe, traktowana jest przez Organizatora jako deweloper.

 

3. Warunki płatności obowiązujące Uczestników

  1.  Uczestnik jest zobowiązany do dokonania na wskazany w § 1 ust. 2 niniejszego Regulaminu rachunek bankowy Organizatora płatności 100 % (sto procent) należności brutto z tytułu udziału Uczestnika w Forum w terminie trzech dni od dnia rejestracji. Jeżeli rejestracja Uczestnika następuje później niż 10 (dziesięć) dni przed  Forum, termin wpłaty należności, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, wynosi 1 (jeden) dzień od dnia rejestracji. 
  2.  Nieskorzystanie przez Uczestnika z prawa wzięcia udziału w Forum, które Uczestnik  uzyskał z chwilą rejestracji, nie powoduje powstania po stronie Organizatora zobowiązania do zwrotu na rzecz Uczestnika należności zapłaconej przez Uczestnika z tytułu umowy o uczestnictwo. Dla uniknięcia wątpliwości wyraźnie stwierdza się, że w przypadku określonym w zdaniu poprzedzającym Uczestnik jest zobowiązany do zapłaty na rzecz Organizatora całej należności z tytułu umowy o uczestnictwo w Forum.
  1.  Należność za udział Uczestnika w Forum realizowane będą z góry przelewem bankowym lub online, poprzez rozliczenia transakcji kartą kredytową i e-przelewem przeprowadzane są za pośrednictwem Centrum Rozliczeniowego PayU. 
  2.  W przypadku niedokonania przez Uczestnika płatności należności w odpowiednim terminie wynikającym z niniejszego Regulaminu lub dokonania płatności w niższej kwocie niż wymagana, Organizator może odstąpić od umowy o uczestnictwo w Forum z Uczestnikiem pozostającym w zwłoce z płatnością należności bez wyznaczenia temu Uczestnikowi terminu dodatkowego na dokonanie płatności.
  1. Po dokonaniu płatności należności z tytułu udziału w Forum Organizator wystawi Uczestnikowi fakturę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

 

4. Identyfikatory uprawniające do wstępu na Forum. Zmiana danych Uczestnika

  1. Imienne identyfikatory wydawane zarejestrowanym przedstawicielom Uczestnika przez Organizatora uprawniają do wstępu na Forum i zawierają:
  • imię, nazwisko i stanowisko przedstawiciela Uczestnika,
  • firmę Uczestnika.
  1. Imienny identyfikator można odebrać wyłącznie osobiście w recepcji Forum, po okazaniu dokumentu tożsamości ze zdjęciem.
  1. Uczestnik ma prawo dokonać zmiany swoich przedstawicieli na Forum, których wcześniej wskazał w Formularzu, na zasadach określonych w zdaniu kolejnym. Zmiana danych osób, mających reprezentować  Uczestnika na Forum, tj. imienia, nazwiska i stanowiska  danego przedstawiciela w strukturze organizacyjnej Uczestnika, jest możliwa do 7 (słownie siedmiu) dni przed terminem Forum. W celu zmiany danych wymagane jest przesłanie stosownej informacji na adres: support@evigo.com.
  1. Osoby uczestniczące w Forum są zobowiązane do noszenia imiennych identyfikatorów, w widocznym miejscu przez cały czas trwania Forum i okazywania go do kontroli wraz z dowodem tożsamości na prośbę przedstawicieli Organizatora lub ochrony Forum.
  1. W każdym przypadku wejścia na teren Forum osoba uczestnicząca ma obowiązek przedstawić dokument tożsamości ze zdjęciem potwierdzający zgodność danych osobowych z danymi zawartymi w imiennym identyfikatorze. Osoby niestosujące się do tych zasad będą proszone o opuszczenie terenu Forum, a posiadane przez nie identyfikatory zostaną unieważnione, zaś Uczestnikowi nie będą przysługiwać żadne roszczenia związane bezpośrednio lub pośrednio z faktem utraty przez jego przedstawiciela prawa dalszego uczestniczenia w Forum w następstwie unieważnienia identyfikatora przez Organizatora.
  1. Imienne identyfikatory, o których mowa powyżej, nie mogą być przekazywane w trakcie Forum osobom trzecim (innym niż te, na które identyfikator został wystawiony). W przypadku stwierdzenia takiego przypadku, identyfikator zostanie unieważniony, zaś Uczestnikowi nie będą przysługiwać żadne roszczenia związane bezpośrednio lub pośrednio z faktem utraty przez jego przedstawiciela prawa dalszego uczestniczenia w Forum w następstwie unieważnienia identyfikatora przez Organizatora.

 

5. Rejestracja Partnerów

  1. Partnerem jest podmiot, który złożył zgodne z przedstawionymi mu przez Organizatora warunkami (w tym w terminie wskazanym przez Organizatora) zamówienie na pakiet reklamowy Partnera Forum. Zamówienie określa parametry stoiska (jego wielkość oraz wstępną lokalizację) lub zakres usług reklamowych świadczonych przez Organizatora, a ponadto liczbę przedstawicieli Partnera na Forum.
  1. Zamówienie, o którym mowa w ust. 1 powyżej,  powinno być podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania Partnera. Skan dokumentu zamówienia powinien zostać przesłany, w terminie wskazanym przez Organizatora dla złożenia zamówienia na następujący adres e-mail support@evigo.com. 
  2. Partner zobowiązany jest do uregulowania należności na rzecz Organizatora zgodnie z wysokością  i harmonogramem płatności określonym w zamówieniu. W przypadku niedokonania przez Partnera płatności jakiejkolwiek należności w odpowiednim terminie wynikającym z harmonogramu płatności określonego w zamówieniu lub dokonania płatności w niższej kwocie niż wymagana, Organizator może odstąpić od umowy o uczestnictwo w Forum z Partnerem pozostającym w zwłoce z płatnością należności bez wyznaczenia temu Partnerowi terminu dodatkowego na dokonanie płatności.
  1. Partner przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że Organizator może jednostronnie zmienić lokalizację stoiska Partnera, a w następstwie powyższego także wielkość powierzchni stoiska Partnera, z tym zastrzeżeniem, że powierzchnia ta nie może ulec zmniejszeniu oraz że taka zmiana nie może spowodować zwiększenia obciążenia Partnera wobec Organizatora z tytułu udziału Partnera w Forum, chyba że Partner wyrazi na to zgodę. W przypadku zmiany lokalizacji stoiska Partnera, Organizator najpóźniej na 7 (siedem) dni przed rozpoczęciem Forum poinformuje Partnera o ostatecznej lokalizacji stoiska Partnera oraz o ewentualnej zmianie w wysokości opłat na rzecz Organizatora związanej ze zmianami dotyczącymi stoiska Partnera.
  1. Partner bierze udział w Forum wyłącznie we własnym imieniu. Bez uprzedniej pisemnej (pod rygorem bezskuteczności) zgody Organizatora Partner nie jest uprawniony do podnajęcia ani oddania do bezpłatnego używania innym podmiotom całości lub części powierzchni wystawowej wynajętej Partnerowi przez Organizatora. W przypadku naruszenia powyższego zakazu Organizator będzie mógł nałożyć na Partnera karę umowną w wysokości 50% (pięćdziesiąt procent) wartości brutto kwoty stanowiącej całkowitą sumę należności Organizatora wynikającej z umowy określającej zasady udziału Partnera w Forum, za każdy przypadek naruszenia powyższego zakazu.
  1. Przedstawiciele Partnera mają prawo do otrzymania identyfikatorów uprawniających do wstępu na Forum w liczbie określonej w zamówieniu.  Partner oświadcza, że wyraża zgodę na publikację przez Organizatora danych swoich przedstawicieli na Forum (imię, nazwisko, stanowisko w strukturze organizacyjnej kontrahenta Partnera, firma Partnera) w spisie Partnerów Forum, w szczególności w aplikacji mobilnej.
  1. Do identyfikatorów, o których mowa w ust. 6 powyżej,  stosuje się odpowiednio postanowienia § 4 niniejszego Regulaminu.
  1. Sposób prezentacji przedsiębiorstwa i oferty handlowej Partnera nie może naruszać obowiązujących przepisów prawa oraz nie może zakłócać prezentacji innych Partnerów, w szczególności oznacza to, że zabudowa stoiska powinna być bezpieczna dla osób i mienia oraz spełniać obowiązujące normy i przepisy, a przy czym zabudowa przekraczająca wysokość 2,2 m (dwa i dwie dziesiąte metra) wymaga osłonięcia materiałem neutralnym dla stoisk sąsiadujących i przejść, oraz uprzedniej zgody Organizatora.
  1. Nieskorzystanie przez Partnera z prawa wzięcia udziału w Forum, które Partner uzyskał poprzez dopełnienie wymogu określonego w ust. 1, nie powoduje powstania po stronie Organizatora zobowiązania do zwrotu na rzecz Partnera należności zapłaconej przez Partnera z tytułu umowy o uczestnictwo. Dla uniknięcia wątpliwości wyraźnie stwierdza się, że w przypadku określonym w zdaniu poprzedzającym Partner jest zobowiązany do zapłaty na rzecz Organizatora całej należności z tytułu umowy o uczestnictwo w Forum.

 

6. Rezygnacja z udziału w Forum

  1. Uczestnik, który zapłacił Organizatorowi całą należność z tytułu umowy o uczestnictwo w Forum, ma prawo do rezygnacji z udziału w Forum poprzez złożenie Organizatorowi pisemnego oświadczenia o rezygnacji z udziału w Forum. Oświadczenie musi być podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania Uczestnika i złożone Organizatorowi. W przypadku zgłoszenia przez Uczestnika rezygnacji do 90 (dziewięćdziesiąt) dni przed terminem Forum, Uczestnik otrzymuje zwrot wpłaconej należności, pomniejszonej o odstępne w kwocie 200 zł (dwieście złotych) powiększonej o podatek VAT. W przypadku zgłoszenia przez Uczestnika rezygnacji w okresie poprzedzającym Forum krótszym niż 90 (dziewięćdziesiąt) dni, Uczestnikowi nie przysługuje zwrot wpłaconej kwoty, która w takim przypadku stanowi kwotę odstępnego.
  1. Partner, który zapłacił Organizatorowi całą należność z tytułu umowy o uczestnictwo w Forum,  ma prawo do rezygnacji z udziału w Forum poprzez złożenie Organizatorowi pisemnego oświadczenia o rezygnacji z udziału w Forum. Oświadczenie musi być podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania Partnera i złożone Organizatorowi.
  1. W przypadku zgłoszenia przez Partnera rezygnacji do 7 (siedmiu) dni od podpisania zamówienia, ale nie później niż 180 dni przed Forum, Partner otrzymuje zwrot wpłaconej należności, pomniejszonej o odstępne w kwocie  4.000 zł (czterech tysięcy złotych) powiększonej o podatek VAT. W przypadku zgłoszenia przez Partnera rezygnacji w okresie dłuższym niż 7 (siedem) dni od podpisania zamówienia lub później niż 180 dni przed Forum, Partnerowi nie przysługuje zwrot wpłaconej kwoty, która w takim przypadku stanowi kwotę odstępnego.

 

7.  Montaż i demontaż stoisk Partnerów, usługi dodatkowe

  1. Teren Forum będzie otwarty dla Uczestników Forum w dniu 27 września 2017 roku, od godz. 8.00 do godz. 19.00, oraz w dniu 28 września 2017 , od godziny 8.00 do godz. 18.00
  1. Montaż zabudowy i wyposażenia stoisk może odbywać się 25 września 2017 roku, od godz. 8.00 do godz. 23.00, oraz 26 września 2017 roku od godz. 8.00 do godz. 23.00
  1. Demontaż zabudowy i wyposażenia stoisk może odbywać się w dniu 28 września 2017  roku, od godz. 18:00 do godz. 23.00.
  1. Rozpoczęcie likwidacji stoiska przed oficjalnym zakończeniem Forum, czyli przed godziną 18.00 w dniu 28 września 2017 roku jest zabronione.
  1. Kara umowna za niezastosowanie się do treści ust 4 powyżej  wynosi 4.000 złotych (cztery tysiące złotych 00/100) i płatna jest przez Partnera w terminie 7 (siedmiu) dni od otrzymania wezwania do zapłaty kary umownej.
  2. W przypadku wcześniejszego rozpoczęcia prac lub przekroczenia godzin montażu lub demontażu stoiska Partner zostanie obciążony karą umowną w wysokości 4.000 zł (czterech tysięcy złotych) za każdą rozpoczętą godzinę przekroczenia terminu montażu lub demontażu. Kara umowna płatna jest przez Partnera w terminie 7 (siedem) dni od otrzymania wezwania do zapłaty kary umownej.
  3. Partnerzy, którzy do 15 września 2017 zgłoszą potrzebę prowadzenia montażu w terminie od godziny 23.30 w dniu 25 września 2017 do godziny 8.00 w dniu 26 września 2017, zobowiązani są do podpisania odpowiedniego zamówienia i dokonania opłat przewidzianych w w/w zamówieniu w terminie do 18 września 2017.
  4. Ostateczny termin składania zamówienia na podwieszenie, mija 12 września 2017 o godzinie 12.00.
  1. W okresie montażu i demontażu wystawy na terenie Forum mogą przebywać wyłącznie osoby zgłoszone wcześniej przez Partnerów na następujący adres-email: support@evigo.com. Zgłoszenie powinno zawierać: imiona i nazwiska, dane firmy wykonawczej (telefon komórkowy oraz email).
  1. Zgłoszenie osób i firm, które będą odpowiedzialne za montaż stoisk, musi nastąpić do 31 sierpnia 2017 roku. Zgłoszenie zawiera:
  • nazwę firmy montującej stoisko
  • imię i nazwisko, oraz adres mailowy i telefon komórkowy osoby odpowiedzialnej za montaż stoiska
  1. Partner zobowiązany jest po zakończeniu demontażu do wywozu poza teren Warszawskiego Centrum EXPO XXI wszystkich elementów stoisk, dekoracji i elementów ekspozycji. Za pozostawione do demontażu elementy stoisk, dekoracji i części ekspozycji zostaną naliczone dodatkowe opłaty za wywóz i utylizację nieczystości 
  2. Warunkiem rozpoczęcia budowy stoiska indywidualnego jest posiadanie atestów na materiały użyte do wykonania zabudowy targowej. Szczegółowe atesty potrzebne są na wykładzinę, płytę wiórową lub MDF, materiały tekstylne (kotary, zasłony) oraz na stelaż. Dokument potwierdzający cechy trudno zapalności (atest) powinien zawierać następujące informacje:
  • Definicję materiału
  • Określenie cech palności materiału wraz z podaniem dokumentu definiującego te cechy
  • Termin ważności dokumentu.
  1. Zabudowa stoiska może być wykonana tylko z materiałów trudnopalnych lub niepalnych lub zabezpieczona uprzednio w odpowiedni sposób materiałami impregnacyjnymi gwarantującymi trudnopalność zabudowy i jej elementów.
  1. Wszelkie materiały użyte do budowy stoiska wymagają stosownych certyfikatów (w języku polskim). Certyfikaty muszą być dostępne dla Organizatora oraz Specjalisty Ochrony Przeciwpożarowej przed przystąpieniem i podczas montażu stoiska.

8. Reklamacje

  1. Uczestnik oraz Partner ma prawo do zgłaszania pisemnych reklamacji świadczeń Organizatora.
  1. Reklamacje powinny być złożone w terminie 7 (słownie: siedmiu) dni od dnia zakończenia Forum w formie pisemnej, przy czym reklamacje powinny zostać (pod rygorem nieważności) wysłane na adres siedziby Organizatora listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
  1. Reklamacje złożone po upływie wyżej określonego terminu nie będą rozpatrywane, zaś Uczestnikom oraz Partnerom nie będą przysługiwać w stosunku do Organizatora jakiekolwiek roszczenia związane z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązań przez Organizatora.
  1. Każda reklamacja zostanie rozpatrzona w terminie 7 (słownie siedmiu) dni od daty jej wpływu.

 

9. Ubezpieczenie i odpowiedzialność

  1. Organizator nie ubezpiecza i nie ponosi odpowiedzialności za mienie oraz rzeczy Uczestników i Partnerów, które zostaną uszkodzone, utracone, skradzione lub zgubione, oraz za szkody wyrządzone przez Uczestników lub Partnerów, jak również spowodowane siłą wyższą. Powyższe nie dotyczy odpowiedzialności za szkody umyślnie spowodowane przez Organizatora.
  1. Uczestnicy i Partnerzy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie lub swoich przedstawicieli zniszczenia na terenie Forum.
  1. Partnerom zaleca się dokonanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej wynikającej z uczestnictwa w Forum, jak również ubezpieczenia stoiska wraz z wyposażeniem.
  1. Uczestnicy oraz Partnerzy są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i PPOŻ obowiązujących na terenie obiektu, w którym organizowane jest Forum.

10. Postanowienia końcowe

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Forum, jak również zmiany jego terminu, miejsca lub programu Forum, oraz ostatecznej lokalizacji i powierzchni stoisk Partnerów.
  1. Organizator zobowiązuje się do publikacji na stronie internetowej aktualnych informacji dotyczących programu Forum oraz lokalizacji stoisk Partnerów.
  1. Oświadczenie o odwołaniu Forum może zostać złożone przez Organizatora w terminie do dnia 31 sierpnia 2017 roku.; ma ono skutek odstąpienia od umów zawartych z poszczególnymi Uczestnikami i Partnerami przez Organizatora (art. 395 kodeksu cywilnego). W takim przypadku Uczestnikom i Partnerom zwrócona zostanie cała należność wpłacona tytułem udziału Uczestnika w Forum.
  1. Uczestnikom oraz Partnerom nie przysługują w stosunku do Organizatora jakiekolwiek roszczenia odszkodowawcze związane z odwołaniem Forum, zmianą jego terminu, miejsca lub poszczególnych punktów programu Forum.
  1. Wszystkie kary umowne przewidziane w niniejszym Regulaminie będą płatne na podstawie not księgowych wystawionych przez Organizatora w terminie 7 dni od daty ich doręczenia, na rachunek bankowy wskazany w nocie. Obciążenie karami umownymi nie wyłącza uprawnienia Organizatora do domagania się odszkodowania przenoszącego wysokość kar umownych.
  1. Organizator może odstąpić od każdej umowy zawartej na podstawie niniejszego Regulaminu w terminie do dnia 20 września 2017 r. (na podstawie art. 395 § 1 Kodeksu cywilnego). W przypadku odstąpienia od umowy Organizator jest zobowiązany zwrócić kwotę wpłaconą przez Uczestnika lub Partnera z tytułu realizacji umowy o uczestnictwo w Forum w terminie 7 dni od daty odstąpienia od danej umowy. Wynikający z niniejszego punktu obowiązek Organizatora wyczerpuje świadczenia, do których jest on zobowiązany w związku z odstąpieniem od umowy.
  1. Umowy określające warunki uczestnictwa w Forum podlegają prawu polskiemu. Sądem właściwym dla wszystkich sporów wynikających z niniejszego Regulaminu i z uczestnictwa w Forum jest sąd właściwy dla adresu siedziby Organizatora. Wszelkie spory będą rozstrzygane w oparciu o prawo polskie i według polskiej procedury cywilnej.
  1. Uczestnicy i Partnerzy forum wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.), w celu organizacji i promocji Forum.
  1. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 31 października 2016 roku.